قائمة التحقق عند استلام أجهزة التجميل

01 / دليل الشراء

زوّد فريق الاستلام بخط أساس معتمد ومحدّث للشراء

قبل وصول التسليم ، قم بتجميع مرجع الطلب أو عرض السعر المعتمد ، والنموذج الدقيق ، والتكوين المحدد ، والكميات المتوقعة ومعلومات التعبئة. أضف قائمة الملحقات الحالية وإصدارات المستندات التي اتفق الطرفان على توفيرها. الكتالوج العام مفيد للتصفح ، لكن الفريق المتلقي يحتاج إلى الإصدار الذي يصف هذا الشراء. حدد من يمكنه الإجابة عن سؤال تجاري ومن يتحكم في المستندات الفنية.

قم بإنشاء سجل استلام للتسليم الفعلي ، وليس فقط الشراء الكلي. قد يحتوي التسليم المقسم على بعض الخطوط المعتمدة فقط. احتفظ بالكميات المتوقعة والمستلمة والمعلقة والمتنازع عليها في حقول منفصلة حتى لا تمحو الحزمة اللاحقة نقصًا سابقًا. سجل موقع الوجهة وتاريخ التسليم والمتلقي ، مع روابط إلى مراجع الشراء الأساسية بدلاً من نسخ المعلومات من طلب قديم.

• مرجع الشراء والتنقيح المعتمد
• النموذج الدقيق والتكوين والسوق والعناصر المتوقعة
• مرجع التسليم ، المتلقي ، التاريخ وخطوط الطلب المفتوحة

02 / دليل الشراء

وثّق الطرود قبل تحديد الخطوة التالية

تحديد كل حزمة ضد التسليم والتعبئة المراجع. لاحظ عدد الحزمة ووصف المخاوف المرئية على وجه التحديد: أي كرتون أو قفص ، حيث تظهر العلامة أو التلف ، وما لوحظ. حيث يكون آمنًا ومسموحًا ، احتفظ بالصور الفوتوغرافية المؤرخة التي تربط القلق بمعرف الحزمة ذي الصلة. حافظ على الملصقات القابلة للقراءة للأطراف المسؤولة مع حماية تفاصيل العميل والتسليم من المشاركة العامة.

تحقق من تعليمات الطلب والناقل والمورد المعمول بها قبل اتخاذ قرار بشأن قبول أو تأهيل أو رفض التسليم. تختلف سياسات المورد المنشورة ، لذلك لا يمكن لقائمة مرجعية عامة تعيين قاعدة رفض عالمية واحدة أو موعد نهائي للإخطار. اتصل بالطرف المسؤول المسمى على الفور عند الحاجة إلى قرار. احتفظ بالتعبئة والأدلة ذات الصلة بما يتماشى مع التعليمات المعمول بها ؛ لا ترتب التخلص أو الإصلاح أو العودة بناءً على افتراض غير رسمي فقط.

03 / دليل الشراء

طابق الجهاز والمحتويات المشمولة وإصدارات المستندات

عندما يكون التفريغ مناسبًا وفقًا للتعليمات المعمول بها ، قارن تعريف المعدات بالنموذج والتكوين المعتمدين. سجل المعرف التسلسلي أو غيره عندما يكون موجودًا بالفعل ومناسبًا. استخدم القائمة المفصلة لحساب القبضات والوحدات النمطية والملحقات والمواد الاستهلاكية. احتفظ بعناصر اختيارية منفصلة عن العناصر المضمنة: صورة تظهر ملحقًا ليس خط طلب ، ولا يثبت موصل مماثل التوافق.

تحقق من الأسماء والإصدارات واللغات وتغطية النموذج للكتيبات المقدمة وغيرها من المستندات المتفق عليها. إذا كان المعرف مختلفًا ، فقم بتسجيل الفرق الدقيق واطلب من مالك المستند التوفيق بينه. لا تقم بإعادة تسمية ملف متضارب لجعله يبدو حاليًا. اربط سجل المستلم بالدليل على الهوية والتكوين الذي يحل السؤال ، مع الحفاظ على الملف السابق وتاريخ الاستجابة.

• البند المتوقع والكمية / البند المستلم والكمية
• معرّفات الأجهزة والملحقات عند توفرها
• عنوان الوثيقة ونسختها ولغتها ونطاقها ومصدرها

04 / دليل الشراء

افصل فحوصات الاستلام عن الإذن بالاستخدام

الحزمة المكتملة والتحقق من المحتويات يجيب على ما وصل. لا يجيب في حد ذاته على ما إذا كان الجهاز جاهزًا للتشغيل. حافظ على القبول الفني والتركيب وجاهزية الموقع وتسليم المشغل كأنشطة مملوكة بشكل منفصل. حدد تعليمات النموذج المعمول بها والموظفين المؤهلين والسجلات المطلوبة قبل بدء هذه الأنشطة. لا تقم بتشغيل المعدات أو فتح ضميمةها أو الارتجال في اختبار لمجرد ملء حقل قائمة مرجعية فارغة.

من أجل UK الأجهزة الطبية للرعاية الصحية والاجتماعية، MHRA التوجيه يميز سجلات التسليم والمهارات اللازمة لمزيد من الفحوصات. اسكتلندا يناير 2024 SHTN تناقش المسودة أيضًا السجلات الواردة في سياق الرعاية الصحية الخاص بها. تساعد هذه المراجع في تفسير الفصل بين المسؤوليات ؛ لا تصنف كل جهاز تجميل أو تصدق على Aurum Epoch نموذج. توجيه أسئلة السلامة والسوق الخاصة بالمنتج إلى المراجع المختص المناسب.

05 / دليل الشراء

حوّل كل اختلاف إلى إجراء محدد النطاق والمسؤولية

افتح صف التناقض للضرر أو النقص أو عنصر غير متوقع أو عدم تطابق النموذج أو مستند متضارب. اذكر المرجع المتوقع ، الفرق الملحوظ ، الأدلة الداعمة والعنصر المتأثر. استخدم حالة عملية مثل انتظار التوضيح ، أو الاحتفاظ للمراجعة ، أو الاستبدال في انتظار أو إغلاق الأدلة. يجب أن تخبر الحالة الشخص التالي بما هو معلق ؛ لا ينبغي أن تخفي اختلافًا لم يتم حله كفحص مكتمل.

تعيين مالك الإجابة ، صاحب قرار المشتري وتاريخ المراجعة التالي. حدد النشاط أو العنصر الذي يجب أن ينتظر وما إذا كانت الخطوط الأخرى تعتمد على نفس المشكلة. البديل المقترح هو قرار جديد يتطلب نطاقًا مكتوبًا ، وليس إغلاقًا تلقائيًا. الحفاظ على الملاحظة الأصلية عند وصول مستند أو عنصر جديد ، ثم ربط الاستجابة وقرار نطاق المشتري إلى نفس الصف.

06 / دليل الشراء

أغلق السجل وسلّم المهام المتبقية للمسؤول التالي

إغلاق التناقض فقط عندما يظهر السجل التصرف المتفق عليه وأدلةه: على سبيل المثال ، تم استلام ملحق مفقود محدد أو مستند مصحح مقدم أو قرار مكتوب يغطي اختلافًا محددًا. اسم الشخص الذي قبل هذا الإغلاق والتاريخ. إذا كان تقييم وظيفي أو أمان لا يزال معلقًا ، فاجعله مرئيًا كنشاط منفصل بدلاً من وضع علامة على الجهاز بأكمله جاهزًا للاستخدام.

أرسل للفريق المسؤول التالي المخزون النهائي المستلم ومراجع المستندات الحالية والاختلافات المغلقة والشروط المتبقية. حافظ على اتصال الطلب الأصلي وملاحظات التسليم والردود اللاحقة لأسئلة الخدمة أو الشراء المستقبلية. النتيجة المفيدة هي قرار استلام يمكن تتبعه لهذا التسليم. استخدم أدلة الشحن والتسليم للعمل مباشرة قبله وبعده ، بدلاً من توسيع قائمة التحقق من الاستلام إلى دليل تشغيل.